El volumen de impresión y fotocopiado de documentos dentro de las empresas, y los costos asociados a ellas, han obligado a las corporaciones a buscar alternativas que abaraten los costos en esta área. La mayoría ha optado por soluciones en manos de terceros, que les permiten pagar sólo por lo que se imprime y llevar un control más preciso de los gastos.
El rubro de impresión se ha vuelto tan importante, y ha cobrado tanto peso dentro del presupuesto general de las organizaciones, que los responsables de finanzas están ejerciendo cada vez más presión sobre las distintas unidades de negocios para reducir, contabilizar y abaratar la reproducción de documentos.
Actualmente las empresas empiezan a tener cuenta del volumen de impresión, y sus costos asociados. Algunas, al darse cuenta de que eso no es el centro de su negocio, tienden a buscar soluciones en manos de terceros, que incluyan prácticas establecidas sobre el control de impresión, mientras que la mayoría vuelve su vista a los nuevos equipos de las diferentes marcas que ofrecen características que facilitan el uso, aumentan la efectividad y abaratan los costos de funcionamiento.
Dejenme contarles algo:
Recuerdo un cliente que cuando contrataba a un nuevo empleado le entregaba un ordenador y un equipo multifuncional color de chorro de tinta. Ahora me viene a la cabeza la imagen que vemos en las películas americanas cuando entra un preso por primera vez en la cárcel y le entregan un set completo de ropa, mantas y neceser. En este caso es igual, a todo nuevo empleado le entregaba dicho set de ordenador y equipo multifuncional. Esta última empresa tenía muchos usuarios imprimiendo con tecnología pensada para hogares y además en color, con lo que el coste anual en consumibles era muy elevado. Hablando de nuevo del preso, muchas empresas Venezolanas buscan casi de forma desesperada cómo “escapar” de la situación en la que se encuentran.
Me dedico a analizar la situación de cada empresa desde el punto de vista de flujos de trabajo, equipos de impresión y copiado que utilizan en los flujos, costes que representan para la empresa y búsqueda de una solución sencilla y efectiva para conseguir ahorros significativos.
La situación actual de muchas empresas es que disponen de equipos de varios fabricantes, donde la gestión de los consumibles es un caos y no hablemos de lo que ocurre cuando se presenta un problema de funcionamiento en uno de los equipos. Un sistema optimizado es aquel donde los costes de impresión se conocen desde el primer minuto de funcionamiento, el soporte técnico es automático y transparente y además existen herramientas de control presupuestario o control de costes.
Las compañías actuales deben decidirse entonces entre dos opciones para enfrentar el problema de impresión.
1. La primera opción es adquirir y gerenciar una plataforma completa para reproducción de documentos. Esto conlleva un gran número de tareas, como elección de proveedor, determinación de dispositivos requeridos, administración de impresoras y consumibles, así como contar con el personal capaz de atenderla.
2. La otra opción es poner esta actividad en manos de un tercero que se responsabilice por colocar toda la plataforma, y mantenerla en funcionamiento óptimo.
Ambos casos son alternativas de gestión y administración del Proceso de Impresión.
El punto central es el costo de Insumos, específicamente Cartuchos de Tintas y Toner.
3. Por el otro lado, las Recargas de Tinta y Toner hechas con procesos artesanales, (típico del administrador alias "Mr. Burns") los cuales no ofrecen ni calidad, ni garantía. Corriendo el riesgo de afectar el funcionamiento y el tiempo de vida de su Impresora.
Las herramientas de control de costes es la mejor solución para tener una información clara y exacta de lo que hasta hace poco era imposible conocer: Cuánto imprimen los usuarios, qué tipo de información transmiten y cuál es el gasto que le genera a la compañía. Pero sobre todo hay que decir que la plataforma tiene que ser segura. Las herramientas más potentes permiten disponer de soluciones en cluster, es decir, que si un servidor de impresión se cae, exista un segundo funcionando al instante y no que se pare la actividad de la compañía.
También pueden incluir un control avanzado del balance de carga con lo que se consigue optimizar la impresión cuando es de alto volumen. Algunas empresas le dan mucha importancia a la impresión sin drivers, por ejemplo vía web y otras quieren usar sus tarjetas de acceso al edificio como sistema de validación al usuario en el momento de recoger sus impresiones o copias.
Otro aspecto importante de las herramientas de control es la posibilidad de establecer reglas que nos permitan tener un control más preciso de los documentos que se imprimen, como por ejemplo que los correos electrónicos se impriman sólo en blanco y negro o que cuando llegue un documento repetido a la impresora el sistema sea lo suficientemente inteligente como para eliminar el segundo documento.
Cuando se instala y configura una herramienta de este tipo, según las necesidades de la compañía, el trabajo del departamento de sistemas es más sencillo y ya no necesita emplear su tiempo en labores de asistencia a usuarios y a equipos, con lo que también en este departamento se produce un ahorro de horas de trabajo.
Resumiendo, diremos que la mejor forma de reducir los costes de impresión que tiene su empresa es optimizando el parque de impresión instalado, redimensionándolo a sus necesidades y buscando el mejor servicio técnico, con el menor tiempo posible de respuesta y que le proporcionen herramientas de control del gasto de impresión y de copiado. Con esta solución seguro que ahorrará y podrá invertir el dinero en otras cuestiones importantes.
Fuente: www.ops-servicios.es
